Rekisteriseloste Tietokeskuksen asiakasrekisterit

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

1.Rekisterin nimi
Tietokeskuksen asiakasrekisteri
Henkilötietolain 3 §:n tarkoittama rekisteri muodostuu seuraaviin erillisiin järjestelmiin tallennetuista tiedoista.

• Toiminnanohjausjärjestelmän rekisterit
• Sähköisen kauppapaikan rekisterit
• Työnohjausjärjestelmän rekisterit
• Sähköposti- ja pikaviestipalveluiden yhteystietorekisterit

2.Rekisterinpitäjä
Turun Tietokeskus Oy, Nuppulantie 35, 20320 TURKU
Y-tunnus 0204687-0

3.Rekisteriasioista vastaava henkilö
Rekisteriasioista vastaa kehitysjohtaja Nina Ekman
Sähköposti: nina.ekman@tietokeskus.com

4.Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on kerätä Tietokeskus-yhtiöiden asiakastiedot sekä tilaus-, toimitus- ja palveluprosessien vaatimat tiedot. Tällaisia ovat muun muassa ostotilauksiin liittyvät tiedot, osoiterekisteri, rekisteri toimitetuista laitteista sarjanumeroineen ja laskutukseen liittyvät tiedot mukaan lukien maksuhistoria. Asiakasrekisterissä on pääasiassa yrityksiä, mutta erittäin vähäisessä määrin myös luonnollisten henkilöiden tietoja. Rekisterissä on yrityksen yhteyshenkilönä toimivien luonnollisten henkilöiden tietoja.

Rekisteriä käytetään Tietokeskuksen myyntitoimintaan ja luotonvalvontaan. Kerättyä aineistoa voidaan käyttää markkinointiin, asiakaspalautteen pyytämiseen sekä muuhun asiakassuhteen hoitoon ja kehittämiseen.

Tietoja käsitellään Tietokeskus-yhtiöiden omilla palvelimilla.

5.Rekisterin pitämisen peruste
Rekisterin pitämisen peruste muodostuu Henkilötietolain 8 §:n kohdassa 5 tarkoitetulla asiallisella yhteydellä, kuten asiakassuhteella tai rekisteriin lisättävän henkilön aloitteesta tehdyllä toimenpiteellä (esimerkiksi tarjouspyyntö).

6.Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin voidaan kerätä muun muassa seuraavia henkilötietoja.

• Nimi
• Katuosoite
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Ostohistoria
• Laskuhistoria maksutietoineen
• Toimitettujen laitteiden tiedot sarjanumeroittain ja laitemalleittain
• Yhteyshistoria Tietokeskuksen kanssa
• Rekisteri toteutetuista teknisistä palveluista (tiketöinti)

Rekisteriin ei tallenneta Henkilötietolain 11 §:ssä tarkoitettuja arkaluonteisia tietoja.

7.Rekisterin tietolähteet
Rekisterin asiakastiedot saadaan sopimuspohjaisesti toimitussopimuksista tai ensimmäisen myyntitapahtuman yhteydessä. Ostohistoria ja muut vastaavat tiedot kerätään myyntitoiminnan yhteydessä. Työnohjausjärjestelmän tiedot kerätään automaattisesti työpyynnöistä (sähköposti, asiakasportaali) tai kirjataan työpyynnön vastaanottamisen yhteydessä (puhelu).

8.Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja ei luovuteta EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle ellei laki tai rekisterinpitäjään velvoittava sopimus tätä vaadi.


9.Rekisterin suojauksen periaatteet
Järjestelmiin on pääsy ainoastaan henkilökohtaisilla tunnuksilla. Jokaiseen tunnukseen liittyy kompleksisuusvaatimukset täyttävä salasana. Palvelinlaitteet sijaitsevat valvotussa konesalissa, jonne on pääsy vain erikseen nimetyillä henkilöillä. Käytettäessä järjestelmiä Internet-yhteyksien yli tieto salataan siten, ettei kolmannen osapuolen ole sitä mahdollista lukea.

Palveluiden käyttö on sallittu ainoastaan työtehtävien hoitoa varten.

Kullekin henkilölle sallitaan pääsy vain niihin tietoihin, jotka tarvitaan työtehtävän hoitamista varten.

10.Tarkastusoikeus ja oikeus tulla unohdetuksi
Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa, mitä tietoja hänestä on merkitty rekisteriin tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Lisäksi henkilö voi pyytää häneen liittyvien tietojen poistamista rekisteristä.

Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

11.Rekisteritietojen korjaaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteriseloste - Tietokeskuksen lokipalvelimet

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

1. Rekisterin nimi
Lokitiedot

Usean eri teknisen järjestelmän lokitiedot muodostavat Henkilötietolain 3 §:n kohdassa 3 tarkoitetun loogisen rekisterin.

2. Rekisterinpitäjä
TTK Ratkaisutalo Oy, Nuppulantie 35, 20320 TURKU
Y-tunnus 2009634-5

3.Rekisteriasioista vastaava henkilö
Rekisteriasioista vastaa Eetu Salpaharju.
Sähköposti: eetu.salpaharju@tietokeskus.com, puh: 0207 191 614

4.Rekisterin käyttötarkoitus
TTK Ratkaisutalo Oy kerää teknisiä lokitietoja palvelimistaan. Lokitietojen yhteydessä kerätään tietoja IP-osoitteista ja muita tunnistetietoja, jotka voidaan joissakin tapauksissa liittää yksittäiseen käyttäjään. Tämä rekisteriseloste koskee kaikkia Tietokeskuksen palvelutuotannossaan keräämiä teknisiä lokitietoja.

Rekisteriä käytetään vianselvitykseen, palveluiden käytön seurantaan sekä tietoturvapoikkeusten selvittämiseen. Lisäksi lokitiedoista voidaan koostaa käyttötilastoja ja muuta vastaava statistiikkaa. Käyttötilastot pyritään luomaan siten, että yksittäistä käyttäjää ei ole mahdollista tunnistaa.

Rekisteriä käytettäessä ja tietoturvapoikkeamia selvitettäessä huomioidaan, mitä on säädetty sähköisen viestinnän tietosuojalaissa (516/2004) 4 ja 5 §:ssä sekä laissa yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) 6. luvussa.

Tietoja käsitellään Ratkaisutalon palvelimilla.

5.Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään teknistä lokia, muun muassa WWW-palvelimien access-lokeja, sähköpostiviestien header-tietoja, sovellusten lokeja ja palomuurien access-lokeja sekä muuta vastaavaa teknistä tietoa.

Lokitiedoissa on mukana myös teletunnistetiedoiksi laskettavia tietoja (Microsoft Lync –lokitiedot).

Rekisteriin ei kerätä Henkilötietolain §11:ssä tarkoitettuja arkaluonteisia tietoja.

6.Rekisterin tietolähteet
Rekisterin sisältö kerätään teknisin keinoin Tietokeskuksen palvelimilta.

7.Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta Tietokeskus-konsernin ulkopuolelle ellei voimassa oleva laki tai viranomaismääräys sitä edellytä. Poikkeuksen muodostavat tilanteet, joissa kerättyä teknistä tietoa käytetään rekisterin käyttötarkoituksen mukaisesti yhdessä kolmannen osapuolen, esimerkiksi laite- tai sovellustoimittajan, kanssa.

8.Rekisterin suojauksen periaatteet
Lokitiedot säilytetään luottamuksellisena. Vain nimetyillä henkilöillä Tietokeskus-konsernissa on pääsy tietoihin. Pääsy rekisterin tietoihin annetaan aina vain siinä laajuudessa kuin se työtehtävien suorittamiseksi on tarpeellista.

9.Tarkastusoikeus
Rekisterin luonteen vuoksi rekisterin avulla tunnistettavan henkilön on vaikeaa tarkistaa häntä koskevia tietoja. Halutessaan henkilö voi esittää tietojen tarkistuspyynnön Tietokeskus-konsernin tietoturvavastaavalle. Jokainen tarkastuspyyntö käsitellään tapauskohtaisesti.

10.Rekisteritietojen korjaaminen
Kerättyä lokitietoa ei muuteta jälkeenpäin. Rekisterin teknisen luonteen vuoksi rekisteriin ei päädy virheellisistä kirjauksista tai muista inhimillisistä tekijöistä johtuvaa virheellistä tietoa.

Lokitietoja säilytetään rajallinen, palvelukohtaisesti määritelty, aika. Tämän säilytysajan jälkeen rekisteritiedot poistuvat automaattisesti.

  • Jaa: